商務(wù)禮儀1:打電話的技巧
(一)重要的第一聲
當我們打電話給某單位,若一接通,就能聽到對方親切、優(yōu)美的招呼聲,心里一定會很愉快,使雙方對話能順利展開,對該單位有了較好的印象。在電話中只要稍微注意一下自己的行為就會給對方留下完全不同的印象。同樣說:“你好,這里是XX公司”。但聲音清晰、悅耳、吐字清脆,給對方留下好的印象,對方對其所在單位也會有好印象。因此要記住,接電話時,應(yīng)有“我代表單位形象”的意識。
(二)要有喜悅的心情
打電話時我們要保持良好的心情,這樣即使對方看不見你,但是從歡快的語調(diào)中也會被你感染,給對方留下極佳的印象,由于面部表情會影響聲音的變化,所以即使在電話中,也要抱著“對方看著我”的心態(tài)去應(yīng)對。
(三)端正的姿態(tài)與清晰明朗的聲音
打電話過程中絕對不能吸煙、喝茶、吃零食,即使是懶散的姿勢對方也能夠“聽”得出來。如果你打電話的時候,彎著腰躺在椅子上,對方聽你的聲音就是懶散的,無精打采的;若坐姿端正,身體挺直,所發(fā)出的聲音也會親切悅耳,充滿活力。因此打電話時,即使看不見對方,也要當作對方就在眼前,盡可能注意自己的姿勢。
聲音要溫雅有禮,以懇切之話語表達??谂c話筒間,應(yīng)保持適當距離,適度控制音量,以免聽不清楚、滋生誤會?;蛞蚵曇舸执?,讓人誤解為盛氣凌人。
(四)迅速準確的接聽
現(xiàn)代工作人員業(yè)務(wù)繁忙,桌上往往會有兩三部電話,聽到電話鈴聲,應(yīng)準確迅速地拿起聽筒,接聽電話,以長途電話為優(yōu)先,最好在三聲之內(nèi)接聽。電話鈴聲響一聲大約3秒種,若長時間無人接電話,或讓對方久等是很不禮貌的,對方在等待時心里會十分急躁,你的單位會給他留下不好的印象。即便電話離自己很遠,聽到電話鈴聲后,附近沒有其他人,我們應(yīng)該用最快的速度拿起聽筒,這樣的態(tài)度是每個人都應(yīng)該擁有的,這樣的習(xí)慣是每個辦公室工作人員都應(yīng)該養(yǎng)成的。如果電話鈴響了五聲才拿起話筒,應(yīng)該先向?qū)Ψ降狼?,若電話響了許久,接起電話只是“喂”了一聲,對方會十分不滿,會給對方留下惡劣的印象。
(五)認真清楚的記錄
隨時牢記5WIH技巧,所謂5W1H是指①When何時②Who何人③Where何地④What何事⑤Why為什么⑥HOW如何進行。在工作中這些資料都是十分重要的。對打電話,接電話具有相同的重要性。電話記錄既要簡潔又要完備,有賴于5WIH技巧。
(六)有效電話溝通
上班時間打來的電話幾乎都與工作有關(guān),公司的每個電話都十分重要,不可敷衍,即使對方要找的人不在,切忌粗率答復(fù):「他不在」即將電話掛斷。接電話時也要盡可能問清事由,避免誤事。對方查詢本部門其它單位電話號碼時,應(yīng)迅即查告,不能說不知道。
我們首先應(yīng)確認對方身份、了解對方來電的目的,如自己無法處理,也應(yīng)認真記錄下來,委婉地探求對方來電目的,就可不誤事而且贏得對方的好感。
對對方提出的問題應(yīng)耐心傾聽;表示意見時,應(yīng)讓他能適度地暢所欲言,除非不得已,否則不要插嘴。
期間可以通過提問來探究對方的需求與問題。注重傾聽與理解、抱有同理心、建立親和力是有效電話溝通的關(guān)鍵。
接到責(zé)難或批評性的電話時,應(yīng)委婉解說,并向其表示歉意或謝意,不可與發(fā)話人爭辯。
電話交談事項,應(yīng)注意正確性,將事項完整地交待清楚,以增加對方認同,不可敷衍了事。
如遇需要查尋數(shù)據(jù)或另行聯(lián)系之查催案件,應(yīng)先估計可能耗用時間之長短,若查閱或查催時間較長,最好不讓對方久候,應(yīng)改用另行回話之方式,并盡早回話。以電話索取書表時,應(yīng)即錄案把握時效,盡快地寄達。
(七)掛電話前的禮貌
要結(jié)束電話交談時,一般應(yīng)當由打電話的一方提出,然后彼此客氣地道別,應(yīng)有明確的結(jié)束語,說一聲“謝謝”“再見”,再輕輕掛上電話,不可只管自己講完就掛斷電話。
管理咨詢賣的是服務(wù),產(chǎn)品是通過“人”來體現(xiàn)的,產(chǎn)品的效果也是通過“人”來體現(xiàn)的。雖然管理咨詢公司極力將產(chǎn)品標準化、可衡量化,客戶付款拿到的是量化的方案。但是客戶得到的價值是多少,卻不是由方案的多少來決定的。而是咨詢內(nèi)在的東西:對問題的看法是否正確?解決問題的思路是否正確?實施是否簡便到位?企業(yè)家觀念是否已經(jīng)跟上變革內(nèi)容?等等。
另一方面,咨詢的價值因顧問與客戶的關(guān)系不同而不同:對方案的認可,對方法論的認可以及充分信任基礎(chǔ)上的關(guān)于認識論的交流。高層次咨詢的價值正如老子所說:少即是多。或者應(yīng)俗語所說:假傳傳萬卷,真?zhèn)饕痪湓挕?nbsp;
層次一:生意關(guān)系。咨詢成果:方案
在這個層次,咨詢公司和客戶之間是生意上的關(guān)系。從形式上看,為了保證生意的公平、公正,可以看到采用采購有形產(chǎn)品常用的招投標形式。買方在評標會上多人參與評判,賣方盡量給未來的產(chǎn)品描述出一個可衡量的東西。買方也盡力需要一個可以“看到”的東西。而此時的賣方并沒有真正進入企業(yè),即使兩三天的診斷也難以看到企業(yè)中真正的問題,尤其是實施方面的問題。于是大家的注意力都集中在方案的內(nèi)容概括和量上面。方案是雙方關(guān)注的焦點,也是唯一可衡量的成果。
(續(xù)致信網(wǎng)上一頁內(nèi)容)>此時,客戶取舍咨詢公司的標準有:咨詢公司品牌、顧問個人品牌、方案涵蓋范圍及邏輯是否合理。而目前管理咨詢公司的品牌還停留在知名度階段,還沒有看到任何具有美譽度的管理咨詢公司。
層次二:伙伴關(guān)系。咨詢成果:方法論
張總咨詢項目中接到客戶聯(lián)絡(luò)人的電話:
“你讓他們寫方案,他們說沒有時間?!?
“如果他們晚上兩點以前睡覺,就不算忙,因為我兩點睡覺?!?
客戶老板的電話一會兒到了:
“張總,為什么我們出錢,卻要我們自己寫文案?”
“你不是要轉(zhuǎn)變他們的心理架構(gòu)嗎?首先要從行為開始。再說我寫的文案他們能執(zhí)行嗎?”
“那我們請你來干什么?”
“教方法?。∥医趟麄冏龇桨傅姆椒?。他們寫,我再來改?!?
沒有信任,張總是做不到這么強勢的。這個信任包括客戶對張總的方法論的認可。在這個階段,變革管理咨詢是咨詢的主軸。在取得客戶信任的基礎(chǔ)上,如何協(xié)助客戶將方案落地是顧問的主要任務(wù),其中價值觀的變革是核心的觀點已經(jīng)浮現(xiàn)出來。但能否把價值觀變革到位還不是這階段能夠體現(xiàn)出來的,因為這段的重點就是方案在形式上的落地。“落地”的概念不是像過去咨詢公司常做的,通過某種考核機制強行推廣,而是從上到下自覺主動地執(zhí)行。在這里,咨詢公司賣的方法論包括兩個方面:一是做方案的方法論,二是變革的方法論。其中,價值觀變革的方法論尤其重要。價值觀的改變不可能通過培訓(xùn)溝通取得。上海求勢在咨詢過程中,基于心理學(xué)理論基礎(chǔ)及咨詢實踐研究出價值觀變革三段論:震撼——溝通——改變,在企業(yè)變革過程中起到了良好的效果。變革的模式本身就像雅各布和莫納德解答的一個謎:一個受精的雞蛋是怎樣分裂自己,把自己分別變成肌肉細胞、腦細胞、肝臟細胞等各種不同的細胞,從而使自己變成了一個初孵的雛雞。被激活的基因的不同模式造成了不同類型的細胞。
層次三:信任關(guān)系。咨詢成果:認識論
當顧問與客戶達成基于對管理理念理解基礎(chǔ)上的信任時,管理咨詢就進入了一個新的階段:對企業(yè)各要素及其關(guān)系的看法,即哲學(xué)意義上的認識論將成為顧問為客戶提供的最大價值。我們在企業(yè)中經(jīng)??吹竭@樣一種現(xiàn)象:第一個破壞制定好的制度往往就是企業(yè)家本人。這就是認識問題。另一方面,在一個動蕩的時代,任何具體的方法都有不適用的那一天,對問題及其關(guān)系的看法,對企業(yè)發(fā)展的認識論才是永恒不變的。企業(yè)管理首先是看待問題的方法,然后才是解決問題的辦法。咨詢顧問有責(zé)任幫助企業(yè)家提高其對企業(yè)的認識論水平。首先我們企業(yè)認識論中的關(guān)鍵要素:
企業(yè)家對企業(yè)要素的認識
首先要確定企業(yè)家要認識哪些要素,其次才是它們的關(guān)系。企業(yè)的要素很多。
各要素的重要性在每個企業(yè)中是不一樣的,幫助企業(yè)家發(fā)現(xiàn)關(guān)鍵要素對顧問來說至為重要。但事實上,當顧問和企業(yè)家觀點發(fā)生分歧時,顧問的妥協(xié)往往是沒有原則的。
對要素間關(guān)系的認識
基于系統(tǒng)論先哲所述:要素間的關(guān)系大于要素本身。復(fù)雜地交織在一起的正反饋和負反饋關(guān)系無法不使事物形成系統(tǒng)。幫助企業(yè)家提高對要素間關(guān)系的認識是這一階段顧問的主要任務(wù)之一:譬如,如何處理與員工之間的信任關(guān)系?不信任是否會導(dǎo)致員工的短期行為?短期行為對公司運營的影響在哪里?信任的風(fēng)險在哪里?不信任的成本在哪里?等等。在這里,正像詩中所描述:橫看成嶺側(cè)成峰,遠近高低各不同,不識廬山真面目,只緣身在此山中。顧問要學(xué)好如何幫助企業(yè)家跳出其自身觀察角度的局限,站在“云中”看“廬山”。數(shù)學(xué)家吳學(xué)謀創(chuàng)立的泛系論畢其數(shù)十年之工對事物關(guān)系的轉(zhuǎn)化的形式進行了總結(jié),十分有利于咨詢顧問指導(dǎo)企業(yè)家從第三方的角度看待企業(yè)中發(fā)生的各種關(guān)系轉(zhuǎn)換。以下簡要列出泛系論關(guān)系轉(zhuǎn)化的種類及掌握方法:
“表里變變蘊機理,集散觀控生克力,供求因緣敏應(yīng)需,五互八悟多層析,簡化強化運七易,多源五轉(zhuǎn)巧剪輯,容悖容憾速次優(yōu),泛系相對理正奇。--五互:互聯(lián)、互轉(zhuǎn)、互導(dǎo)、互生、互克。八悟:表里、變變(泛導(dǎo))、機理、集散、觀控、生克、供求、因緣。五轉(zhuǎn):快鳥瞰,深顯微,精縮影,優(yōu)擴形,巧模擬。泛系理論中側(cè)重泛系的相對性的研究即為泛系相對論,特別是研究廣義的主體、客體、環(huán)境、中介(簡稱四欄)及它們的關(guān)系的相對性。
宏觀微觀再宏觀,整體局部再整體,綜合分析再綜合,功能結(jié)構(gòu)再功能,外展內(nèi)析再外展,具體抽象再具體,絕對相對再絕對,認識實踐再認識,觀測控制再觀測,后果前因再后果,縮影擴形再縮影,定性定量再定性,感性理性再感性,簡化細化再簡化,思辨實證建模再思辨,哲理數(shù)理技理再哲理,顯生顯克再顯生,歷史邏輯再歷史,橫貫縱深再橫貫,集中分散再集中,求同辨異再求同,異同泛序再異同,背景對象再背景,人理物理再人理等等所謂24再的反復(fù)結(jié)合?!?
重慶打黑過程中,描述黑社會老大和公安局副局長的關(guān)系深厚的標志是兩個人蹲在街邊吃烤肉串,這更多的含義是展示給眾人看的,其“心交”多少并不得而知。而顧問和企業(yè)家的關(guān)系到了深入討論認識論的階段卻是最高境界,因為企業(yè)家個人對企業(yè)內(nèi)部各種現(xiàn)象的看法一般是深藏在心底的。
改變一個人的觀點很難,改變企業(yè)家的觀點更難。然而企業(yè)家的作用決定了企業(yè)的成敗,管理咨詢?nèi)绻鲆暳藢ζ髽I(yè)家本人的咨詢,就是在舍本求末。管理咨詢應(yīng)該是寧拙勿巧,不能投機取巧回避對企業(yè)家的咨詢,只滿足于方案的提供。
總之禮儀是尊重自己尊重別人的表現(xiàn)形式,進而言之,禮儀其實就是交往藝術(shù),就是待人接物之道。
第一節(jié) 交際場合中的交往藝術(shù) 1、使用稱呼就高不就低
在商務(wù)交往中,尤其應(yīng)注意使用稱呼就高不就低。例如某人在介紹一位教授時會說:“這是……大學(xué)的……老師”。學(xué)生尊稱自己的導(dǎo)師為老師,同行之間也可以互稱老師,所以有這方面經(jīng)驗的人在介紹他人時往往會用受人尊敬的銜稱,這就是“就高不就低”。
2、入鄉(xiāng)隨俗
一般情況,也許你會習(xí)慣性地問:“是青島人還是濟南人?”但是,當你人在濟南時,就應(yīng)該問:“濟南人還是青島人?”這也是你對當?shù)厝说淖鹬兀划斈愕狡渌景菰L時,不能說主人的東西不好,所謂客不責(zé)主,這也是常識。
3、擺正位置
在人際交往中,要擺正自己和別人的位置。很多人之所以在人際交往中出現(xiàn)問題,關(guān)鍵一點就是沒有擺正自己的位置,也就是說,在人際交往中下級要像下級,上級要像上級,同事要像同事,客戶要像客戶。擺正位置才有端正態(tài)度可言,這是交往時的基本命題。
4、以對方為中心
在商務(wù)交往過程中,務(wù)必要記住以對方為中心,放棄自我中心論。例如,當你請客戶吃飯的時候,應(yīng)該首先征求客戶的意見,他愛吃什么,不愛吃什么,不能憑自己的喜好,主觀地為客人訂餐,這就叫擺正位置。如果你的客戶善于表達,你可以夸他說話生動形象、很幽默,或者又有理論又有實踐,但你不能說“你真貧,我們都被你吹暈了”!
交往以對方為中心,商務(wù)交往強調(diào)客戶是上帝,客戶感覺好才是真好。尊重自己尊重別人,恰到好處地表現(xiàn)出來,就能妥善地處理好人際關(guān)系。
第二節(jié) 交際交往中的溝通技巧 換一個角度,還可以給禮儀下一個定義,即:禮儀是溝通技巧。
1、語言技巧
現(xiàn)代交往中,大家都明白一個常識“十里不同風(fēng),百里不同俗”,不同行業(yè)有不同的要求,站在不同的角度看問題,結(jié)果可能大不一樣。例如從事外事工作的人有一個特點:說話比較中庸,如果你問他們:這場球賽你認為誰會贏?他們不會告訴你誰會贏或者誰會輸,而是告訴你都有勝的可能,不偏不倚,模棱兩可。這就是職業(yè)使這些人形成的語言特點。
舉例
2000年10月美國總統(tǒng)大選,當時我國的一名知名教授赴洛杉磯訪問。剛下飛機,記者就過來采訪他,“請問×教授,你認為美國總統(tǒng)大選誰會獲勝?”當時是官方活動,不能信口開河,如果這位教授按照記者的思路,回答誰會獲勝,一旦回答錯誤,就是一件很尷尬的事情。這時,就應(yīng)該使用外交辭令了,“首先,我要感謝各位記者對我們的關(guān)注,此外,我相信美國人民是受過良好教育的人民。美國人民是強調(diào)獨立自主的一個民族,所以這次美國總統(tǒng)大選美國人民一定會做出符合自己意愿的選擇,而且我相信不管誰當選美國總統(tǒng)都會促進中美關(guān)系的可持續(xù)發(fā)展。謝謝,我的話完了?!边@樣的回答,無論最后誰當選,這位教授都不會落入尷尬的境地。 [NextPage]
2、看名片的技巧
交換名片時,從以下四點可以說明名片持有者的地位、身份以及國內(nèi)外交往的經(jīng)驗和社交圈的大??疵募记煽疵乃膫€要點名片是否經(jīng)過涂改名片寧可不給別人也不涂改。名片如同臉面,不能隨便涂改。
是否印有住宅電話
人在社交場合會有自我保護意識,私宅電話是不給的,甚至手機號碼也不給。西方人講公私有別,特別在乎這一點,如果與他初次見面進行商務(wù)洽談,你把你家的電話號碼給他,他理解為讓你到他家的意思,覺得你有受賄索賄之嫌。
是否頭銜林立
名片上往往只提供一個頭銜,最多兩個。如果你身兼數(shù)職,或者辦了好多子公司,那么你應(yīng)該印幾種名片,面對不同交往對象,使用不同的名片。
座機號是否有國家和地區(qū)代碼
如你要進行國際貿(mào)易,座機號碼前面應(yīng)有86這一我國的國際長途區(qū)號,如果沒有,那么說明你沒有國際客戶關(guān)系,如果沒有地區(qū)代碼,說明你只在本區(qū)域內(nèi)活動。
3、解決問題的技巧
作為一個商業(yè)人士,需要面對來自不同行業(yè)的人,難免會眾口難調(diào),雖然盡力解決問題了,但也未必盡如人意。這時,就需要我們抓住主要矛盾,找到解決問題的突破口。主要矛盾解決了,次要矛盾也就迎刃而解了。觀念決定思路,思路決定出路。有什么樣思想,就有什么樣的工作狀態(tài)。
4、打電話掛機時的技巧
打電話的時候誰先掛?說到這個問題,最容易出現(xiàn)的一個錯誤回答是對方先掛。假定打電話雙方都忠實于這一規(guī)定,雙方都等著對方掛,結(jié)果只能是占用了寶貴的時間,說了一些沒用的閑話。因此這一方式?jīng)]有可操作性。打電話時誰先掛,交際禮儀給了一個規(guī)范的做法:地位高者先掛電話。
如果你與董事長通話,不管董事長是男是女,是老是少,下級尊重上級是一種職業(yè)規(guī)范,此時應(yīng)該是董事長先掛電話;如果是總公司來電話,不管總公司打電話的人是什么級別,他代表了上級機關(guān),此時應(yīng)該是總公司的人先掛電話;如果是客戶來電話,客戶是上帝,應(yīng)該讓客戶先掛電話。
5、出入電梯的標準順序
( 1)出入有人控制的電梯
出入有人控制的電梯,陪同者應(yīng)后進去后出來,讓客人先進先出。把選擇方向的權(quán)利讓給地位高的人或客人,這是走路的一個基本規(guī)則。當然,如果客人初次光臨,對地形不熟悉,你還是應(yīng)該為他們指引方向。
( 2)出入無人控制的電梯
出入無人控制的電梯時,陪同人員應(yīng)先進后出并控制好開關(guān)鈕。酒店電梯設(shè)定程序一般是30秒或者45秒,時間一到,電梯就走。有時陪同的客人較多,導(dǎo)致后面的客人來不及進電梯,所以陪同人員應(yīng)先進電梯,控制好開關(guān)鈕,讓電梯門保持較長的開啟時間,避免給客人造成不便。此外,如果有個別客人動作緩慢,影響了其他客人,你在公共場合不應(yīng)該高聲喧嘩,可以利用電梯的喚鈴功能提醒客戶。
本講小結(jié)
交際交往是一門藝術(shù)。在與人交往的過程中,同樣的目的,不同的實現(xiàn)方式,往往會導(dǎo)致天壤之別的結(jié)果,為了使交際交往活動達到預(yù)期的最佳效果,在交際交往過程中,應(yīng)該銘記以下幾點:使用稱呼就高不就低、入鄉(xiāng)隨俗、擺正位置、以對方為中心。
交際交往也是一門技巧。掌握這些技巧——語言技巧、看名片的技巧、抓住主要矛盾、誰先掛電話、出入電梯的標準順序,能使你避免言語、行為有失;能使你在最短的時間獲得對方更多的信息;能使你在眾多的矛盾中找到解決問題的突破口。